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实验室正在经历一场静默的数字化迁徙。需要重新定义实验室耗材——它们不仅是消耗品，更是科研进程的刻度尺，丈量着智慧管理的每一次进化。耗材使用管理是连接实验执行与资源优化的核心环节。盛元广通实验室耗材管理系统对于多团队实验室，还可通过数据分析识别共享耗材，通过自动化跟踪、动态预警、合规管控、权限管控、数据追溯，可实现高效、合规的领用管理。更能推动实验室从“被动应对”向“主动优化”转型。

一、明确管理职责

确保系统操作符合实验室质量管理体系（如ISO/IEC 17025）。通过权限隔离降低人为错误或舞弊风险。自动化流程减少重复沟通，所有操作留痕，满足GLP、GMP等法规对耗材追溯的要求。根据实验室规模调整职责，定期针对新流程、新功能进行培训，确保职责履行与系统操作匹配。

二、 制定采购计划

课题组/项目组提前提交实验计划，系统根据实验类型自动关联所需耗材清单，基于实验计划中的任务量、标准操作规范（SOP）计算用量。

根据供应商最小起订量（MOQ）、运输成本，推荐经济订购批量。直接由采购员提交订单。需实验室负责人、安全主管联合审批。系统比对采购计划金额与项目组预算，超支时触发预警。支持多资金来源拆分（如横向课题、纵向课题分别列支）。

供应商登录系统查看预测需求，提前备货。支持电子询价、比价功能，自动生成采购订单。供应商上传物流信息，系统自动更新预计到货时间。急用耗材可标记加急，调整采购优先级。

库存突然短缺时，开放绿色通道，简化审批流程。需事后补提交急用原因说明。

每月末根据实际消耗、新增实验计划调整下月采购计划。按耗材属性设置不同采购策略。系统记录供应商交货准时率、质量合格率，优化后续采购决策。所有采购记录可追溯，符合审计要求。

三、实施采购

1、系统根据采购计划自动生成订单，关联供应商名录中的预审供应商。输入耗材规格后，自动匹配历史价格、供应商报价。

2、采购员提交→实验室负责人审批（可配置多级审批规则）。需额外增加安全主管、财务负责人审批节点。

3、供应商登录系统确认订单，反馈预计交货时间。支持电子签收功能，供应商上传发货凭证。

4、采购员实时查看订单状态（待确认、已发货、部分收货、已完成）。异常订单自动标红（如超期未交货）。

5、耗材到货后，管理员扫码核对订单号、耗材编号、批次号、有效期。系统自动比对采购订单与实物信息，差异项触发预警。

6、危化品需上传安全说明书（SDS），系统校验存储条件。不合格品直接生成退货单，冻结付款流程。

7、系统自动匹配订单、入库单、发票，三单一致后生成付款申请。不匹配项（如价格差异、数量不符）推送至采购员处理。支持电子发票自动归档，减少纸质票据丢失风险。

8、验收不合格品生成退货单→供应商确认→跟踪退货物流。系统记录供应商不良行为，影响后续采购决策。

9、生成《供应商交付及时率报表》《采购成本波动分析》。上传采购合同电子版，设置合同到期提醒，关联框架协议采购。仓库管理员可通过手机扫码验收，采购员移动端审批订单。

四、耗材验收

供应商通过LIMS上传发货凭证（物流单号、耗材批次号）。系统自动发送到货通知至仓库管理员，并关联采购订单。系统自动发送到货通知至仓库管理员，并关联采购订单。随机抽取样品进行性能测试（可关联仪器数据）。

系统生成《验收差异报告》，冻结付款流程。拍照上传破损/质量问题证据，推送至采购员协调退换货。

核对安全说明书（SDS）与实物一致性。自动更新库存，生成入库单（关联实验项目/课题）。支持离线扫码、拍照上传异常证据，验收数据实时同步至云端。

统计供应商批次合格率、交付及时率，验收人电子签名确认，仓库管理员仅可操作验收模块，无法修改采购订单或供应商信息。

与财务系统对接，实现验收单、发票、订单自动匹配（三单一致）。安全主管参与危化品验收，二次核对SDS文件及存储合规性。

五、耗材领用

研究人员通过LIMS提交领用申请，关联实验项目/课题编号。系统自动填充申请人信息、库存可用量，危化品需关联安全培训记录。申请人→课题组负责人审批，增加安全主管审批节点，支持对同一项目的多次领用申请合并审批。

仓库管理员扫描耗材条码，系统自动扣减库存。危化品需二次扫码确认（双人复核）。按耗材分类设置领用策略（如易制毒试剂需双人领用）。关键试剂的使用量自动从仪器读取，减少人工填报误差。未使用耗材需在有效期内退库，系统标记“复检合格”后方可重新入库。领用人电子签名确认，记录领用时间、用途。

领用的试剂/耗材自动关联实验记录（如检测样本量、仪器使用记录）。未使用完的耗材可生成退库申请，更新库存。

六、耗材库管理

验收合格的耗材自动生成入库单，关联货架位置，危化品需指定防爆柜存储，系统自动锁定非授权区域。同一耗材不同批次分开记录，优先出库近效期批次（系统自动推荐）。

领用审批通过后，系统自动生成出库单，扣减对应货架库存。高值耗材出库需双人复核。扫码出库时，系统自动按入库时间排序，推荐最早批次。

扫描原货架和目标货架条码，系统自动更新库存位置。未使用耗材退库时，需复检验收（检查有效期、包装完整性）。合格品重新上架，不合格品进入退货流程。

按耗材分类设置盘点周期（如危化品每月盘，常规试剂季度盘）。系统生成盘点任务，仓库管理员扫码核对实物。盘盈/盘亏自动生成差异报告，推送至财务调整账目。

展示货架布局，点击可查看耗材详细信息（库存量、效期）。按耗材类型设置预警阈值，危化品存储区域集成物联网传感器，实时上传温湿度数据至LIMS。追溯从采购到使用的全链路。

采用二维码标签，确保每个货架位置唯一编码（如区域+货架+层数+列数）。仓库管理员仅可操作入库/出库，无法修改耗材基础信息。课题组人员仅可见本组的耗材库存。与财务系统同步库存变动数据，设置电子围栏，非授权人员扫码出库时触发警报。

七、耗材使用管理

1、研究人员通过移动端扫描耗材条码，自动关联当前实验项目。系统预填领用量，手动输入实际使用量，使用后需登记废弃物处理信息，系统自动比对领用与使用量。耗材使用记录自动关联实验原始数据（如仪器检测图谱、样本编号）。支持按实验类型统计耗材消耗均值，移交专业机构后，上传处理凭证（如转运联单），闭环管理。

2、按课题/项目汇总耗材成本，支持导出报销凭证，横向对比同类实验的成本差异，支持在实验台扫码记录使用数据，避免事后补录误差。自动计算领用与使用的差值，异常波动推送提醒。可视化展示各项目组耗材消耗趋势、成本占比。危化品使用前检查安全装备是否领用。根据历史数据，推荐性价比更高的同类耗材（需人工审核）。

3、支持语音输入或拍照上传手写记录（OCR识别）。研究人员仅可登记本人领用的耗材。项目负责人查看全组数据，屏蔽其他组信息。与财务系统同步耗材成本，自动生成报销单。与仪器系统对接，自动读取试剂实际使用量，任何数据修改均需电子签名，记录修改时间、原因。

八、检验耗材检查考核

对耗材保存使用过程中容易产生的问题的关键点加以明确的要求和控制，定期进行监督检查和考核。培养良好规范的耗材使用习惯，引导检验耗材管理工作有序合理的开展，保证实验安全和检验数据准确。