LIMS系统实现实验室信息共享提高工作效率！
2020-07-20 09:24
仪器设备是建设一流大学的条件保障，仪器设备采购则是保障高校教学、科研等各项工作健康发展的重要的基础工作。随着信息时代的不断发展，实验室全流程电子化的采购模式已是大势所趋。实验室仪器设备管理平台（LIMS）建设的目标如下。
第一，LIMS系统建设应全盘考虑，实现从采购计划到合同备案、履约评价的全流程“闭环管理”。
第二，LIMS系统建设应实现电子化投标、开评标，实现全流程无纸化操作。
第三，LIMS系统建设应充分实现系统间的对接，实现信息共享，减少重复操作。
第四，LIMS通过系统建设可使采购全流程操作留痕，方便后续的统计查询，方便监管部门监督与管理。
第五，LIMS系统建设，可以对角色、权限、审核流程等自定义设置，满足不同角色的不同操作需求。
实验室仪器设备管理平台（LIMS）建设功能：
1.采购计划
采购计划模块实现了与财务系统的对接，采购人从财务系统申请采购计划后，财务系统可将计划推送到采购系统。采购计划推送到采购系统后，状态为“未申报”，采购人根据计划提交采购申报后，采购计划状态变为“已申报”;状态不是“未申报”的采购计划无法继续关联采购申报，不可采购，从而实现真正的“无计划不采购”。对于信息有误的采购计划，可以进行退回财务系统的操作，退回后采购计划状态变为“已撤销”。对于异常项目可以进行项目终止操作，终止后采购计划退回到财务系统，退回后采购计划状态变为“不可申报”。状态为“已撤销”及“不可申报”的项目无法继续关联采购申报，不可采购。采购完成后，可以将采购结果信息按计划反馈回财务系统。
2.采购申报
采购申报模块包括采购申报、采购审核、转采购方式申请、转采购方式审核及采购申报审核等子模块。采购人可以选择本部门状态为“未申报”的采购计划，添加采购申报。采购人可根据采购计划金额，选择不同的采购方式，根据不同的采购标的分类，可以选择不同的审核流程。根据不同的采购方式，可以设置不同的采购申报需求书模板，通过安装Page Office插件或Web Office插件，采购人可在线选择并打开所需的申报书模板，按模板在线填写后提交审核。根据审核需要，可以在线查看需求书，在线编辑、修订、批注审核意见。采购人可以根据修订意见，在线修改需求书。
对于采购失败的项目，可以进行“项目转采购方式申请”。可以申请重新申报，也可以申请转单-来源谈判、竞争性谈判。对于申请重新申报的，无须审核，直接跳转到项目申报模块，重新提交需求后按流程进行采购;对于申请转单-来源谈判、竞争性谈判，可以在系统中进行转采购方式申请，可以设置审核流程，按审核流程流转审批;可将审批表下载、打印存档。
3.采购管理
采购管理模块包括采购需求公示/答疑、制作采购文件、确认采购文件、发布采购公告等子模块。通过采购申报审核后的项目，可以根据需要进行需求公示，也可以进行分配、制作采购文件的操作，可以在系统中制作采购文件。制作采购文件的模板可以自由设置和选择。采购文件制作完成后，可以提交审核和确认，审核流程可自由设置和选择。
采购文件确认后，可以在线生成正式的采购文件。正式的采购文件生成后，进入发布采购公告模块。可以在线编辑采购公告，编辑完成后，可以对接发布到指定网站上。
4.投标管理
投标管理模块包括现场踏勘、采购文件质疑/答疑、采购文件变更、投标报名等子模块。
供应商注册登录采购系统后，即可看到所有处于投标报名阶段的采购项目信息。供应商可以查看具体项目的采购文件，并进行投标报名操作。报名成功后，供应商界面提示报名成功，并可以生成报名成功的电子回执，供应商可下载打印回执，作为报名成功的依据。
对于已发布采购公告的项目，如果供应商对采购文件存在疑虑及质疑，可以在系统中发起质疑。质疑提交后，采购人可以在系统中进行质疑答复操作。当质疑成立或采购人发现有重大纰漏时，可以提出采购文件变更申请，可以设置采购文件变更申请审批流程，采购文件变更申请审批通过后，项目可以跳转到采购文件制作模块，重新制作采购文件，确认采购文件，确认后发布采购文件变更公告。
对于投标供应商数量不足的，可以根据供应商报名情况进行项目“延期”或“流标”的操作。点击延期后，可以编辑、发布采购失败公示，重新制作招标文件，确认后重新发布延期公告;点击“流标”后，可以编辑、发布采购失败公示，然后项目进入转采购方式申请模块，采购人可以选择其他采购方式进行采购。
5.开标和评审
开标和评审模块包括评审专家抽取、开标、评标、评标管理等子模块。根据项目选择评审专家类别及所需人数，可以选择多个项目合并抽取同一批评审专家，设置专家回避类别、回避单位及回避姓名等信息，然后系统根据设置自动抽取评审专家并通过语音电话邀请评审专家参与评审，直至抽满为止。
可以在线进行系统开评标审操作。专家签到后可以进行推荐评审委员会组长、对供应商的投标文件进行投标文件初审、对通过初审的供应商进行评分、生成评审报告等操作，可以通过直选法、抽签法、合理低价法、竞价法等多种评审方法进行评审。
6.采购结果
采购结果模块包括采购结果录入、确认采购结果、发布结果公示、打印中标通知书等子模块。可以设置是否需要在系统中进行开标和评审操作。对于需要在系统开标和评审的项目，系统开标和评审后直接获取评审结果，评审结果确认后，进行中标公示操作;对于不需要在系统中开标和评审的项目，可以录入线下采购结果，确认后进行中标公示操作。中标公示模块可以在线设置中标公示模块，按模板编辑中标公示，可以对接发布到指定网站。
对于采购失败的项目，可以进行“废标”操作。点击“废标”后可以发布废标公告，废标公告发布后项目进入转采购方式申请模块。
中标公示结束后，进入打印中标通知书模块。打印中标通知书模块具有设置中标通知书模板、编辑中标通知书内容的功能，并能进行撤销中标的操作。撤销后项目可跳转到采购结果确认模块，重新选择中标供应商或跳转到项目转采购方式模块，重新进行采购申报。
7.合同管理
目前，全流程电子化设备采购系统已运行一年有余，实现了以下目标。
第一，通过与财务系统的对接，实现了“无计划不采购”，并通过将采购结果推送回财务系统，使财务报账更顺畅。
第二，通过简易的在线插件，实现了在线打开采购需求书文件、制作采购文件，可在线审批，无须频繁地下载、上传文件。
第三，通过与部门网站、高校竞价网等平台进行对接，实现多平台的一站式管理。
第四，通过系统模块、角色权限等的自由调整和设置，可以满足多种采购方式的需要，灵活设置不同采购方式在系统中的流转形式。
第五，系统能精确记录每一个项目全流程的操作记录，实现了全流程信息透明，操作记录可追溯，方便监管部门监督与管理。
尽管取得了一定的成效，但如何让电子化采购系统更灵活地处理各种“特殊情况”，如何让系统开评标更加安全、高效、可靠，以及如何让“履约评价”更好地为后续的采购管理服务，仍然需要不断实践和探索。
合同管理模块包括合同生成、合同备案、合同变更、履约评价等子模块。在该模块，采购人可以按模板在线生成采购合同，然后进行合同备案。合同备案通过后可以进行合同变更申请或履约评价。
8.统计与查询
统计查询模块通过大数据分析手段，可以实现对每个项目的全流程追踪查询，并根据需求进行分类查询和统计，生成所需样式的报表。
目前，全流程电子化设备采购系统已运行一年有余，实现了以下目标。
第一，通过与财务系统的对接，实现了“无计划不采购”，并通过将采购结果推送回财务系统，使财务报账更顺畅。
第二，通过简易的在线插件，实现了在线打开采购需求书文件、制作采购文件，可在线审批，无须频繁地下载、上传文件。
第三，通过与部门网站、高校竞价网等平台进行对接，实现多平台的一站式管理。
第四，通过系统模块、角色权限等的自由调整和设置，可以满足多种采购方式的需要，灵活设置不同采购方式在系统中的流转形式。
第五，系统能精确记录每一个项目全流程的操作记录，实现了全流程信息透明，操作记录可追溯，方便监管部门监督与管理。
实验室仪器设备管理平台（LIMS）让电子化采购系统更灵活地处理各种“特殊情况”，如何让系统开评标更加安全、高效、可靠，更好地为后续的采购管理服务。
