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食品安全、环境保护等倍受关注的问题让国家对相关检测实验室的管理和要求也随之提高，而检测实验室通过运行实验室信息管理系统（LIMS系统）实现了管理水平的提升。

一、LIMS系统下的档案管理

（一）档案的收集。

作为一个检测实验室，主要业务是将客户需要检测的样品根据其要求进行检测，并出具检测报告。在LIMS系统中的主要工作流程如下：合同评审人员接收并登记客户送检样品及要求——业务受理人员分配电子任务—实验室主管安排任务给检测人员——检测人员开展检测——检测后提交原始记录给校核人员——校核无误后提交授权签字人审核——审核无误后提交审核稿编制人——审核稿提交实验室主管审核——审核无误后提交报告编制人——编制完成提交报告审核人——审核无误后交报告发送人——发送检测报告。LIMS系统实现了以上流程的全程电子化，当所有的流程走完后，报告发放人员点击归档，该任务的相关原始记录和报告以及任务单等归档材料便进入“归档模块”。

（二）档案整理。

检测范围广泛，检测报告类型复杂，为便于管理，按不同行业领域建立独立的编号，该编号具有唯一性，从接收样品登记开始一直跟随着所有的材料和流程，直到归档。档案管理人员每天登录系统，对接收到的归档材料按领域进行分类，填写材料保存期限和材料查阅级别，以该项检测业务的唯一性编号作为档案号，统一对文件命名后建立目录并将归档材料逻辑归档到档案管理模块。由于检测报告的特殊性，经常会出现客户想补测或修订的情况，若是该归档材料有后补或修订更替内容，要通过另一个文件审批流程，经过申请、审批，点击归档后，由档案人员进行归档材料的变更操作。

（三）档案利用。

在Lims系统中的档案管理模块中，有归档材料的利用服务功能。需要借阅档案的人可以在系统中完成申请查阅、线上审批、网上查阅。首先借阅申请人进入档案利用栏，输入需要查阅的档案号（即该检测业务的唯一性编号）或关键字，检索出该档案目录，点击借阅申请，注明利用目的。提交申请后进入技术负责人审批程序，审批后流程进入档案管理员，档案管理员设置完该借阅人的阅读权限后通知借阅人，借阅人便可在网上浏览到该档案。使用归还后，档案管理人员关闭权限。

系统会自动记录借阅人、借阅时间、归还时间及在借状态。档案的保管与纸质档案不同，关键是安全问题，首先由系统设置，每天将归档材料在不同物理地址的设备中定时进行自动备份。每周或1个月，档案数据再次在磁性介质上进行再次备份。做到定期备份文档，多处、异地存放保管。档案数据备份所用的载体应选择质地优良的磁性介质备份，磁盘必须贴上写保护标签，装入盘套；要注意防磁场的干扰，远离机电工作场所；要防压、防尘、防光、防污，保持适宜的温湿度；定期检查磁盘，定期复制磁盘。

（四）档案销毁。

Lims系统能根据保管期自动判断并提示到期，对已到达保存期限的文件，档案人员将导人销毁模块，利用销毁模块的功能，编制好销毁文件列表并上传相关领导审核通过方可销毁，销毁后的档案目录将转入“已销毁”模块。对于一些到期但还有保存价值的档案，将通过程序识别，自动另存到“长期保存模块”，以减轻系统压力。

LIMS系统下档案管理由传统管理模式向电子化管理模式的转变早已是一种趋势，Lims系统产生的电子档案顺应了这种趋势，LIMS系统中的档案管理功能改变了原来档案资料靠纸质载体来传递、审核、归档，效率低下，且由于日益增长的纸质档案在保管上受空间制约的现状。在利用工作上也得到了新的突破，检索方便快捷、不受空间和时间限制，提高档案管理员的工作效率。用户能够突破时间与空间的限制，在任何时间、任何地点搜寻自己想要的资料，这样不但减少了档案管理部门与用户之间的时空距离，而且能够将档案在第一时间内送到使用者的手中，提高了档案的使用效率。LIMS系统同时也有效地降低了档案管理人员的工作强度，提高了工作效率。