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LIMS如何让库存管理过程更加流畅

2020-03-06 09:55


检测实验室中适当的库存管理是一个微妙的平衡。一方面,实验室人员不想在突然接到任务时发现没有足够的检测用品或试剂。另一方面,储存超过实验室需要的耗材是很昂贵的,尤其是当材料过期或危险物品必须妥善处理的时候。各种规模的检测实验室该如何改善其库存和重新订购流程?除了解决数量问题之外,也要注意提高实验室的效率,利用现代化管理系统LIMS可以使其易于高效地跟踪,查找和组织材料。关键是要采取综合措施,如统计实验室目前物资情况,分析业务方向,以及找到适合的分类系统。

第一,评估实验室当前的库存  

首先,需要对实验室已经拥有的物资和材料有一个基本的了解。在实验室信息管理系统LIMS中需记录以下内容。

1.项目名称和编号

2.批号

3.供应商

4.物品的位置

5.数量

6.到期日期

7.产品的供货周期

在执行此过程时,请注意哪些记录是有效的,哪些是无效的。例如,哪些试剂即将到期?您经常重新订购哪些耗材? 是否有常用产品难以订购?所有这些信息将帮助您优化库存系统。

第二,研究客户群并预测订购趋势  

若实验室想在确定的一段时间内有足够用的实验用品,那了解客户基础至关重要。因为如果某个特定的客户群在增长,那对于这些客户所需的相关产品,订购量就应该比平时大。例如,如果您与越来越多的医院合作,则需要确保增加铜绿假单胞菌检测的耗材。同样,如果您想打入新的客户市场,则需要积极主动,以确保实验室有能力提供他们想要的服务。

季节性是另一个需要考虑的方面。比如某些水质检测实验室可能需要在夏季和初秋准备更多的嗜肺军团菌检测耗材。如疾病与预防控制中心报告了由嗜肺军团菌感染引起的疾病高峰期,冷却塔中最有可能被检测出嗜肺军团菌的时期就是夏季和初秋。

第三,确定最佳库存水平 

在许多实验室中,空间非常宝贵,耗材和试剂与分析设备和工作站争夺着空间。为了充分利用空间,实验室需要确定每个项目的最低和最高库存水平。

实验室库存水平最低的时候就是需要订货的时候,供货时间在这里至关重要。例如,实验室每天做特定的样品需要5个试剂,而供应商需要2天才能将它们送达到实验室,那库存至少需要保留10个试剂,以避免用完。这10个试剂就是实验室最低库存水平(实际上,实验室一定会储备比最低库存水平更多数量的耗材)。

最大库存量也很重要,虽然批量购买通常可以使您获得价格折扣,但实验室管理人员应考虑存储多余材料的成本以及必要时候处理这些物品的成本。

第四,库房管理

仓库整理是另一个需要重点关注的领域。无论实验室规模大小,都应该以一种便于员工查找的方式摆放物料。每天使用的材料应易于取用,而不经常使用的物品应远离人流多的地方。在不同的存储区域划分材料时,请考虑如何使物料最接近其使用点。

借此机会,还要确保测试耗材以适当的光照和温度水平正确存储。这对于微生物检测试剂尤其重要。

另外,请查阅实验室的安全手册以及任何有关存储的合规性要求,并进行必要的调整--不想因为存储不当而被审计机关调查。在整个组织过程中,实验室需要更新分布图,以指示所有实验室耗材的新位置,并将其分发给员工。

第五,创建一个库存管理系统

实验室使用多种方法对系统进行重新排序,其中最基本的是纸质图表和书写板。这种方法仅在实验室人员认真记录需要重新排序的材料时才有效--在许多组织中这是一个很大的不确定性,尽管它仍然在为某些组织工作。

实验室信息化管理平台LIMS库存管理系统包含如下功能:

电子表格:这是纸质表格的一个进步,实验室信息化管理系统电子表格可以帮助实验室跟踪供应和更多的订单。您可以根据需要调整原始的库存图表,添加订单日期、订单详情和其他跟踪信息。

可视化管理流程:将补货卡放在最小库存数量前面的供应箱中,以警示即将用完的物品便于及时采购。

条形码扫描仪:条形码扫描系统可以帮助实验室轻松跟踪商品以及何时需要重新订购商品。

不管实验室规模大小,库存管理都是一个基本的过程,即使是很小的改进也会对性能产生重大影响。LIMS系统可以做到如快速检查客户数据,帮助高效地整理储物室,采用可靠的跟踪系统主动策略,可以使实验室库存保持在最佳水平,不会有太多或太少库存的困扰,LIMS也可以帮助实验室自动化供应跟踪和重新订购。

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