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试剂管理系统保证实验室试剂全周期可追溯管理

2021-09-18 11:43


随着各类检验机构开展的业务越来越多,检测机构实验室所涉及试剂的品种和使用量日益增多。而试剂的使用和管理是检验质量的关键要素,也直接关系着三方检测机构的成本效益。如何有效、规范的管理检验试剂?并符合ISO15189认可准则?实验室试剂管理系统为标准化实验室建设和迎接ISO15189评审提供了一套高效的解决方案。

实验室试剂管理系统使用B/S系统架构,软件功能采用JAVA语言进行开发,MySQL作为应用数据库。软件后台服务器主要采用高性能PC、刀片服务器、虚拟服务器等。系统采用多用户授权体系,供应商提供查询订单信息、填写供货单、打印条码、维护试剂三证等功能,针对实验室用户提供维护供应商信息、维护供应目录和订单、试剂出入库管理、库存查询统计、盘点等功能。

实验室试剂管理系统具有如下管理功能模块:

1. 合作商管理:ISO15189认可准则5.3.1.7中提到影响检验性能的设备记录。从供应商信息管理平台可查阅到供应商名称、地址等详细信息。试剂的采购单价、储存温度、建议储存量等详尽信息都有呈现。

2. 物资管理:试剂管理系统中物资证照管理模块将权限开放给对应试剂供应商,通过登录系统终端维护和完善厂商信息、上传试剂三证。实验室通过终端核实资质的准确性、有效性。该环节提高了实验室工作效率、并与试剂厂商建立了良好的互动关系,体现了智慧实验室智能化、自动化、精准化的管理理念。

3. 采购管理:构建精细化、精准化采购模式。在试剂包装出库上做了调整优化,将大包装拆分精细到以盒或瓶为单位。单一的盒或瓶拆分后形成二维码,通过识别二维码完成出入库全过程。对于使用周期短、较频繁的试剂耗材采取Excel批量出入库,各岗位根据实际工作需求,及时订购、及时查对试剂耗材储备情况,为后续顺利检验工作流程打下坚实的基础。

4. 库存管理:根据ISO15189认可准则5.3.2.4,实验室应建立试剂和耗材库存控制系统。结合日常工作情况,各实验室建立了特色库存管理体系,方便日常工作。本实验室库存管理模块包括出库管理、入库管理、库存查询等功能。通过HTTPS网络协议开放外网试剂供应商客户端功能。试剂采购订单在系统中通过互联网传输到供应商端,供应商通过系统打印二维码、贴码配送,实验室通过二维码出入库,实现了全程二维码闭环式管理。此方法在工作流程上做到了进一步优化,节省了出入库时间、减少了人力。

5. 预警功能:ISO15189认可准则5.3.2.4认为库存控制系统应能区分未经检查、不合格的和合格的试剂耗材,不合格试剂耗材包括超期、泄露、外包装破损等。往往实验室由于库存盘点不及时,疏忽临期或超期试剂和耗材,最终导致浪费。本实验室的试剂管理预警功能针对现有多数检验科的现状,专门设置临期和超期试剂预警,可根据库存数量下限设置预警,预警率达100%。显著改变了以往实验室存在的试剂过期丢弃、浪费的情况。

6. 温湿度实时监控:根据ISO15189电子记录要求应在对影响检验质量的每一项活动产生结果的同时进行记录。试剂耗材的温湿度监控是影响检验前结果的关键因素之一。本实验室试剂管理系统与电子记录模块相互结合,实时监控试剂、冰箱的储存动态并在手机和电脑端提示预警。操作人员可以通过预警提示获取冰箱、冷库的具体信息。试剂管理库冰箱实时监控记录温湿度,形成电子记录表,出现异常报警和温湿度不达标情况时会提示报警,点击报警选项可见具体报警信息,及时、准确、快捷的获取冰箱所在精确位置、探头编号、温湿度超限等信息。方便操作、报警提示易获取,很大程度上减少操作人员的工作量,提高了工作效率。

7. 库存盘点:实时监控库存量是试剂耗材管理的核心环节之一,在ISO15189现场评审中因盘点不及时、周期长等因素导致的过期试剂在用、试剂零库存等情况。专业组组员在使用试剂时登陆试剂管理系统软件通过试剂标识码及时出库,出库原则先进先出 。为了避免试剂的积压、变质和过期,每个月专业组试剂管理员对试剂进行盘点,通过二维码对库存量与试剂管理软件中的数据进行核对,数据是否符合、出入库是否及时、入库信息有无错误、超期试剂是否在用等。通过库存盘点及时准确了解库存状态,为检验前质量控制把好第一关。

既满足了科室试剂管理的需求,也满足ISO15189标准化实验室建设的评审要求。

实验室试剂管理系统的使用保证所购试剂全周期可追溯管理,显著提高了试剂管理的合法化、标准化和合理化,帮助检验科杜绝试剂过期浪费,降低试剂库存比,减少试剂成本支出,进一步加强了试剂的科学管理。在医学检验实验室筹备申报ISO15189的趋势下,该系统紧扣认可条款,为ISO15189在试剂管理方面的认可迎检和复审提供了一套高效率的管理工具。

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