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LIMS实验室设备管理系统强化设备全寿命管理持续提升实验室效益

2020-12-24 13:35


实验室仪器设备是认识世界、探索规律的重要工具,是拓展认识事物广度和深度的必备手段,是实验室能力的重要体现。LIMS实验室设备管理系统强化设备全寿命管理不仅是确保实验室质量的要求,也是降低设备全寿命费用,提高经济效益的必然要求。

实验室设备全寿命管理是获取设备、使用设备、设备日常管理、设备最终处理全寿命周期中各项活动的总称。实验室设备全寿命管理过程是充分利用新技术、落实各项管理制度的过程。强化设备全寿命管理就是确保设备性能满足试验方法要求,确保设备处于安全可靠的良好状态,确保精确度符合目标不确定度要求,确保全寿命费用处于较低水平。实验室设备全寿命管理应当严把获取设备入口关、严把设备使用关、严把日常管理关、严把设备处置关全方位着手。

获取实验室设备的渠道主要有采购、研制、借用租赁、调剂划拨、受赠等。设备获取是确保设备性能、精度满足试验要求、降低全寿命周期费用的首要关口。

1.采购管理

采购和研发是获取实验室设备的主要渠道。必须明确需求部门、采购部门、资产管理部门职责,成立设备技术专家组。由需求部门提出科学合理的技术指标(或研发任务书),采购部门编制合理的采购文件,依规合法选择设备供应方;或组织研发团队,按照程序研发设备。资产管理部门和需求部门共同按照规定验收设备。

技术指标科学。需求部门编制技术指标文件,经过设备技术专家组论证,固化技术指标。如因调研不充分、市场环境变化等原因,需调整指标时,应经过再次论证或单位主要领导批准。编写技术指标的人员不得参与具体采购工作。

设备采购规范。由采购部门成立采购小组,编写采购文件(包括商务文件、评标标准),经设备技术专家组论证,并经领导审批。按照国家政府采购的有关要求及单位有关规定,确定选择供应商。采购合同合法完善,应包括采购技术规范、交货方式、付款方式、人员培训、违约责任、风险抵押金额及缴纳方式、后续服务等内容。需要研制的设备,按照科技管理的规定进行样机管理。

验收设备严格。验收人员应当由采购需求部门、资产管理部门及设备技术专家组人员构成,根据采购文件和采购合同编制验收方案,依据方案进行验收。应确保数量无误、配件齐全、满足技术指标,验收合格后可办理固定资产。

2.借用租赁

借用租赁、调剂划拨、受捐是实验室设备来源的次要渠道,此类设备状况复杂。应通过与设备来源单位相关人员详细沟通交流,了解设备历史情况、性能指标、安全状况、计量校准情况。通过清点验收、联合试机,确保设备功能完好、配套齐全。

管好设备必须建立适宜的保管环境、定期盘点检查、及时维修保养、有效防控风险、强化监督考核、规范借还行为、完善档案管理。

1》保管环境适宜

建立环境适宜的设备库房,有序存放设备,保持设备处于良好状态,便于查找,便于借出借入,便于盘点。

2》定期盘点检查

根据设备管理要求,定期对设备数量、状况进行盘点,做到账账相符、账物相符,对盘盈盘亏设备及时依规处理。督促使用人员正确使用、保养、计量校准,确保设备处于良好状态。

3》及时维修保养

严格按照设备封存、报废管理制度,进行封存,报废。对于大型、复杂、先进、贵重设备应当制定保养计划,定期由专业机构进行保养。建立维修厂家信息库,对于出现故障的设备及时按照维修程序实施维修。如使用部门填写维修申请单,应说明损坏状况,查明责任;经设备管理部门、财务部门及领导审批后,由设备管理部门或使用部门联系维修厂家进行维修。

4》风险防控有效

避免采购中的廉政风险,应当采取技术文件编制、采购、验收三个环节由不同部门或人员实施,确保各阶段互相制约,互相监督。确保依法依规采购,降低风险。设备安装前应当进行风险分析,明确风险源,做好防护措施和预防措施,避免人员伤亡和设备损害。在设备使用前,应当分析操作过程中存在的风险,做好防护防范工作。

5》借出归还规范

建立借还登记台账,记录设备借出归还情况。借出或归还时,应检查设备状态,确保完好。归还时借用人员应当清理并恢复设备状态。交接时,双方应检查,认为完好无异议后入库。

6》强化考核监管

依据考核标准和考核制度,由管理部门对设备使用、日常管理进行考核。考核的主要内容包括设备使用效率、设备良好率、设备收益率、设备事故率等。

7》完善设备档案

将获取设备的过程档案(如采购技术文件、招标文件、采购合同以及履行的审批文件)、技术资料(如随机技术文件、使用说明书、质量保修卡、装箱单、随机操作软件)、设备管理档案(如计量校准文件、维修保养资料、使用登记记录等)及时归档保存。

实验室全体人员应当充分认识设备管理的重要性,明确职责,落实制度,规范行为,LIMS实验室设备管理系统充分利用信息化、互联网、物联网、智能化先进管理技术,提高管理质量和管理效率,确保设备能用、好用、用好。

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